O desafio de assessorar vários chefes.


 

 

office_1Uma ex-aluna querida sugeriu este tema para colocar no blog. Como aqui só vou postar o que tenho conhecimento de causa, vou falar sobre minha experiência em assessorar dois executivos. Apesar de ter secretariado até para três diretores, prefiro me ater aos dois com que fiquei mais tempo.

Diferenças

O primeiro desafio era me adaptar aos dois, já que são água e vinho. Não vou descrever as características de cada um, pois isso não vem ao caso. Só que são ótimos e confesso nunca ter trabalhado tão feliz. Mas são muito diferentes. Em absolutamente tudo. Horários, cobrança, organização, demanda, estilo de gerenciar, enfim. O desafio foi justamente me adaptar aos momentos. No instante que eu estava assessorando um, tinha que ser pragmática. Enquanto no outro instante, reflexiva. Quando me delegavam uma tarefa, eu tive que aprender o que eu deveria priorizar para cada um. Urgência, criatividade e argumento para o chefe A. Objetividade, perfeição, detalhismo para o chefe B. Ah! E você pergunta, e se usarmos essas características para todos? Sim, devemos usá-las sim. Mas quais são as prioridades? É isso que você deve saber discernir para atender ao “grego” e ao “troiano”.

Quem atendo primeiro????

Outro desafio é a disponibilidade para cada um. Como devo agir quando estou com algo urgente e o outro pede prioridade? Quando estou despachando com um e o outro me chama? A quem devo atender primeiro? A secretária aprende com anos de experiência que devemos atender a todos. Mas há situações que é praticamente impossível fazê-lo. Logo, a solução mais pratica é jogar um contra o outro. Calma. No melhor sentido da frase isso significa dizer ao chefe A, a prioridade que o chefe B pediu. E vice-versa. Não de maneira agressiva, mas desta forma: “Sr. A, o Sr. B me pediu este relatório para o fim do dia. Posso entregar sua apresentação amanhã pela manhã?” ou “ Sr. B. Poderia entregar sua ata no fim do dia, pois o Sr. A me pediu para emitir passagens e se eu deixar pra depois posso perder a promoção” Como executivos eles saberão da urgência de cada um. E se for algo realmente inegociável, peça para um checar com outro suas prioridades. O que deve ser deixado para último caso, pois se você está lá, é você quem deve resolver isso. Há casos, também, que nem sempre os chefes são tão maravilhosos quanto os meus. E um deles não aceita “dividi-la” nem por decreto. Aí vem seu jogo de cintura e sua habilidade para resolver conflitos. E não se acanhe em pedir ajuda. Em casos extremos, nada mais normal do que você gritar socorro para uma colega ou uma estagiária, alegando urgência em atender à demanda de ambos os chefes.

Como devo tratar cada um???

Outro ponto importante é a forma de tratamento a cada um. Sempre devemos observar as características de cada um. Um é mais reservado, o outro adorar conversar. Um confia em você para cuidar de tudo pra ele. O outro só delega o essencial. Um é brincalhão e extrovertido. O outro, sério e objetivo. Adaptar-se a cada um é uma forma de conciliar com sucesso o dia-a-dia com ambos. Mas cuidado. O fato de você ter um chefe extrovertido e brincalhão não significa que você vai chegar à sala dele sentar e falar sobre filmes uma manhã toda. Ou ser antipática e insegura com um chefe mais sério e reservado. Sempre devemos saber até onde vai nossa liberdade. Por mais que eles lhe dêem todas (e isso pode ser até uma forma de testá-la), lembre-se que você é uma profissional e existe um limite entre o relacionamento de vocês. Haja com prudência, bom senso, educação e simpatia e nunca abuse da liberdade e da confiança que o chefe lhe dá. 

Praticidade e Organização

Em relação a sua organização, sugiro que tenha uma agenda para cada um. Sempre abertas em sua mesa de trabalho. Cartões de visitas recebidos separados e sempre organizados. Além das agendas e do caderno da secretária que serve para anotar todas as minhas tarefas do dia, uso um caderno para os recados. Divido a folha ao meio e fica uma parte para cada  chefe. Assim, não confundo os recados e sempre tenho tudo a mão. Tenho duas pastas para os documentos de cada um(cartões de embarque, docs. pessoais, recibos) e um arquivo no word com seus dados pessoais para colocar em cada agenda.

Em resumo, as características principais para a profissional que assessora vários chefes são flexibilidade e adaptabilidade. Ser flexível para dar conta de demandas e personalidades distintas. E adaptar-se a essas diferenças com sabedoria.

6 comentários em “O desafio de assessorar vários chefes.

  1. Karla tambem já trabalhei com mais de dois chefes e a situação não é nada fácil.
    É preciso apenas muita dedicação, responsabilidade, tranquilidade e organização. Seguindo isso o trabalho será muito prazeroso e cheios de conhecimentos novos.
    Parabens!!! O Blog está fantástico.
    Ângela Scorsin

Deixe um comentário

Preencha os seus dados abaixo ou clique em um ícone para log in:

Logotipo do WordPress.com

Você está comentando utilizando sua conta WordPress.com. Sair /  Alterar )

Foto do Google+

Você está comentando utilizando sua conta Google+. Sair /  Alterar )

Imagem do Twitter

Você está comentando utilizando sua conta Twitter. Sair /  Alterar )

Foto do Facebook

Você está comentando utilizando sua conta Facebook. Sair /  Alterar )

w

Conectando a %s