COMO PREPARAR UMA REUNIÃO COM CONVIDADOS ESTRANGEIROS


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Aproveitando o meu artigo anterior, deixo aqui algumas dicas de quais providências devem ser tomadas quando houver uma reunião com estrangeiros na empresa onde trabalha.

  • Data da reunião: exige maior antecedência para marcar e confirmar;
  • Envolve providências de viagem e reserva de hotel para visitantes;
  • Data chegada/retorno;
  • Quem vai recepcioná-los no aeroporto;
  • Hotel em que ficarão hospedados;
  • Taxista/transporte motoristas bilingues
  • Roteiro dos dias que ficarão no país;
  • Pessoa da empresa que os acompanhará em todos os deslocamentos (em muitos casos pode ser a secretária)
  • Idioma em que deve falar e recepcionar;
  • Forma visual para os visitantes identificarem a empresa (placa com nome) ou a instrução da cia áerea;
  • Os visitantes farão um programa geral de visitas na empresa ou em áreas específicas?
  • Quantos dias estarão disponíveis para este programa?
  • Bloquear as agendas dos executivos envolvidos;
  • Quem será o responsável pela coordenação de todo o evento?
  • Os visitantes estão vindo pela primeira vez?
  • Preparar roteiro sociais para levar os visitantes;
  • Providenciar brindes (podem ser regionais)
  • Estão vindo acompanhados?
  • Preparar programação para acompanhante;
  • No local da reunião, deve ser data toda atenção quanto aos hábitos, costumes, preferências quanto à alimentação e bebidas;
  • Em relação ao conteúdo da reunião, o material a ser entregue, no caso de convidados estrangeiros, deve ser bilingue. Caso a secretária não seja bilingue, deve coordenar para que algum funcionário da empresa prepare-o na língua do visitante;
  • A condução da reunião pode ser no idioma do convidado. Caso não seja, é importante prever uma pessoa para fazer a tradução para o mesmo. Caso haja muitos convidados de diversos países (Espanha, França, Alemanha por exemplo) o ideal é que o idioma inglês seja o preferencial, pois é considerado o idioma universal.
  • No “pós-reunião” estão envolvidas carta de agradecimento, envio de relatório da visita, com ata de reunião, e demais documentos pertinentes.

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