Como acertar na escolha da secretária? por Ana Maria Madeira


Por Ana Maria Madeira | Carreira

Fonte: http://blog.indike.com.br/2011/10/como-acertar-na-escolha-da-secretaria/

Senso estratégico e humanização são fundamentais

Organizar o calendário, ser o cartão de visitas do seu escritório, consultório ou clínica e lidar com clientes ou pacientes. Atualmente, as secretárias têm função estratégica nas empresas, muito mais do que a tradicional redação de documentos e funções técnicas de antigamente. Veja dicas do consultor organizacional Abraham Shapiro para saber como acertar na escolha de uma secretária.

 

Como saber que chegou a hora de contratar uma secretária?

De acordo com Shapiro, “a hora de contratar uma secretária, é a primeiríssima hora. Não se deve esperar”. A rotina de um pequeno empreendimento que está dando certo precisa de alguém, que a organize e pense a rotina estrategicamente. Para quem trabalha cm saúde, o cuidado é ainda maior. “A rotina do atendimento em um consultório ou clínica, por exemplo, envolve situações muito próprias. A chegada do paciente é invariavelmente o momento em que ele se encontra mais fragilizado. Sua ansiedade é altíssima, pois, ele deseja ver o seu problema resolvido o mais rápido possível. Desde esse instante, ele já está avaliando a qualidade do atendimento global que receberá. Quem o faz? A secretária. Sua empatia é o que há de mais importante. Ela é quem proporciona ao paciente a sensação de que ele está no lugar certo, e de que aí encontrará a ajuda que procura”.

Como não confundir as demandas que uma profissional do secretariado pode oferecer com a que outros tipos de funcionário poderiam cumprir mais adequadamente?

“A maior capacidade da secretária especializada deve ser a capacidade para resolver problemas que aparentemente não pertencem à sua função básica de organização e atendimento. Ela acaba sendo como um braço direito e fazendo parte diretamente da administração”, diz o consultor. No entanto, fazer com que a profissional cumpra funções fora do escopo de sua profissão pode configurar acúmulo de funções ou desvio de função e gerar um processo para o empregador. Por exemplo, apesar de ter que ser flexível na execução de tarefas, uma secretária não deve ser responsável por limpeza ou serviços relacionados à copa.

Como você diferenciaria as habilidades das secretárias com nível técnico e com nível superior?

“As diferenças são basicamente técnicas em relação à instituição de formação, pois, olhando sob a perspectiva humanista, que é o mais importante em ambientes que lidam com saúde, ambas se assemelham”, afirma Shapiro. No entanto, para quem precisa de acompanhamento em viagens e fluência em outras línguas, a profissional com ensino superior costuma estar mais preparada.

Na hora da entrevista, que pontos devem ser observados?

Não há engano maior que pensar ser secundário ou mecânico o papel desempenhado pela secretária. Para que ela atinja os objetivos de sua função com excelência, é condição primordial gostar de lidar com pessoas, saber entender a linguagem não verbal dos pacientes e compreender sua condição.

Se pensarmos que os problemas de cada paciente são distintos, entenderemos que o principal cuidado está no modo de como tratá-los. Atendimento personalizado é o que ele deseja. Ela precisa ter um comportamento equilibrado, dando a máxima atenção a todos, mas evitando o envolvimento exagerado. Na hora da entrevista, deve-se observar as competências humanas e pessoais, não só as técnicas – como é a tendência natural e a maior preocupação nesta hora. Para isso, o mais indicado é contar com um especialista em Recrutamento e Seleção ou empresa prestadora de serviços em RH.

Quais as principais diferenças de atuação entre a secretária atual e a de algumas décadas atrás?

Creio que a única diferença seja a capacidade de se adequar ao meio digital porque a sensibilidade e as competências humanas requeridas continuam sendo as mesmas de sempre.

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