PNUD (ONU) Assistente Administrativo (Secretariado) – Contrato Temporário


Índice

ASSISTENTE ADMINISTRATIVO

Location : Brasília – DF, BRAZIL
Application Deadline : 03-Jul-15
Type of Contract : Service Contract
Post Level : SB-3
Languages Required :
Portuguese
Background
O Ministério do Esporte buscou o apoio do PNUD/Brasil a fim de organizar a primeira edição dos Jogos Mundiais dos Povos Indígenas, que será realizado em Palmas – TO, entre 23 de outubro e 1o de novembro de 2015. O objetivo geral dos Jogos é fomentar, divulgar e preservar a cultura indígena por meio de manifestações culturais desportivas, ambientais e artísticas, compartilhando os valores tradicionais dos povos indígenas no cenário internacional.

Prevê-se a participação de 23 etnias brasileiras e delegações de 22 países, podendo cada país inscrever até 50 participantes. No total, cerca de 2.300 indígenas deverão estar representados nos Jogos. As atividades esportivas e culturais dos jogos pretendem ampliar a convivência – já instituída nos jogos nacionais – entre os diferentes grupos étnicos desses países, dando aos participantes a oportunidade de conhecer, interagir e se socializar com os costumes, hábitos e culturas da população indígena de diversas partes do mundo.

A programação contempla jogos esportivos indígenas, atividades culturais, passeios turísticos e gastronomia. Espera-se que aproximadamente 100 mil pessoas participem do evento, criando um “mix” de atividades que possibilitam a interação e inter-relação de etnias diversificadas.

A realização do evento requer a mobilização de projetos detalhados para a montagem de diversas estruturas temporárias, moderna e tradicionais de grande porte, tecnologia de informação, receptivos, transporte, segurança e alimentação, que devem levar em conta as especificidades culturais, sociais, organizacionais, dentre outros dos povos indígenas. Ele mobiliza ainda um universo complexo de apoio aos indígenas que irão participar dos jogos, com a construção da Ocara que irá abriga-los, de alimentação especializada, de mobilidade e acessibilidade, de sustentabilidade e inclusão.

Objeto:

Este profissional terá como objeto prestar assessoramento e apoiar o PNUD na área administrativa, para os I Jogos Mundiais dos Povos Indígenas. O presente posto é destinado à Assistente Administrativo.

Duties and Responsibilities
Principais atribuições do cargo:

  1. Executar rotinas administrativas, auxiliando o Diretor Executivo e coordenadores do Projeto;
  2. Prestar atendimento ao público interno e/ou externo, disponibilizando informações e/ou orientações quanto a assuntos pertinentes à área administrativa;
  3. Pesquisar, organizar, produzir, e disseminar informações atualizadas sobre a temática aos diretores,  coordenadores e demais partícipes do projeto;
  4. Planejar, coordenar, executar, monitorar e avaliar a operacionalização administrativa das atividades inerentes ao projeto;
  5. Administrar dados, de forma a produzir informações para a melhoria de processos e suporte às decisões das diretorias e coordenações;
  6. Participar de reuniões administrativas e técnicas, adotando providências quanto às deliberações; elaborar relatórios, demonstrativos, planilhas, pareceres e outros documentos demandados;
  7. Assessorar o Diretor Executivo e demais parceiros do projeto (ITC / ME) em assuntos administrativos;
  8. Apoiar dirigentes, gestores e técnicos marcando audiências, providenciando viagens nacionais e/ou internacionais, acompanhando todo o processo até a prestação de contas e proporcionando qualidade e agilidade ao mesmo;
  9. Efetuar ligações telefônicas externas e internas, organizar e atualizar arquivos e documentos; recepcionar convidados e visitantes;
  10. Registrar, controlar, distribuir e monitorar a movimentação de documentos, e-mails e correspondências em geral.
Competencies
Competências Corporativas:

  • Demonstrar integridade perante aos modelos e valores éticos da ONU;
  • Promover a visão, missão e objetivos estratégicos do PNUD;
  • Dispor da sensibilidade e adaptabilidade aos valores e diferenças culturais, de gênero, religião, raça, nacionalidade e idade; e
  • Tratar a todos de forma justa e sem favoritismo.

Competências Funcionais:

  • Gerenciamento e acompanhamento de todo os processos e ações que envolvem a busca de parcerias estratégicas e a captação de recursos para os Jogos Mundiais Indígenas;
  • Assessoria junto ao Diretor Executivo do projeto nas atividades e ações de todos os colaboradores e parceiros nacionais e internacionais envolvidos;
  • Trabalho contínuo e ativo para o desenvolvimento do conhecimento pessoal de uma ou mais áreas;

Desenvolvimento e Eficácia Operacional

  • Ter capacidade de liderar o planejamento estratégico, gestão baseada em resultados e relatórios
  • Ter capacidade de liderar a formulação, execução, acompanhamento e avaliação dos programas e projetos de desenvolvimento, mobilizar recursos;
  • Possuir bom conhecimento sobre Results Management Guide and Toolkit
  • Possuir fortes habilidades em TI;
  • Possuir capacidade de liderar a implementação de novos sistemas (área de negócios), e afetam a mudança pessoal e / ou comportamental de atitudes.

Gestão e Liderança

  • Focar no impacto e resultado para o cliente e responde positivamente aos comentários;
  • Liderar equipes de forma eficaz e demonstrar habilidades de resolução de conflitos;
  • Consistentemente, trabalhar com energia e atitude positiva e construtiva;
  • Demonstrar habilidades oral e escrita em comunicação;
  • Contruir relacionamentos fortes com os clientes e agentes externos;
  • Permanecer calmo(a), controlado e bem-humorado, mesmo sob pressão;
  • Demonstrar abertura à mudança e capacidade de gerenciar as complexidades.
Required Skills and Experience
OBRIGATÓRIAS:

  • Graduação em Administração ou Secretariado Executivo;
  • Experiência comprovada na área de assessoramento administrativo em eventos de grande porte e/ou empresas de grande porte;
  • Experiência mínima de 5 (cinco) anos em rotinas administrativas, controle de agenda, organização de eventos, confecção de atas, ofícios, portarias, convocações e memorandos, arquivos;
  • Conhecimento de informática (word, windows, excel, power point), encaminhamentos de convites e outras atividades relativas a eventos;
  • Experiência com protocolos e procedimentos de organização de missões nacionais e/ou internacionais.

DESEJÁVEIS:

  • Pós-graduação em administração, gestão, projetos ou áreas afins;
  • Experiência de trabalho em projetos de cooperação técnica internacional;
  • Domínio dos conhecimentos conceituais técnicos, próprios da administração e/ou área funcional, e sua aplicação proficiente;

Importante:

  • O(A) contratado(a) deverá ter disponibilidade para deslocamentos e viagens temporárias e disponibilidade para residir em Palmas-TO por até 90 dias.
  • Nacionalidade brasileira ou outros legalmente autorizados a trabalhar no Brasil;
  • O PNUD está empenhado em garantir a diversidade da força de trabalho em termos de nacionalidade, gênero e cultura. Os indivíduos pertencentes a grupos minoritários, grupos indígenas e pessoas com deficiência são igualmente incentivados a se candidatar.

Candidaturas:

  • Preencher e enviar, até o dia o Formulário Personal History Form – P11, que se encontra no site do PNUD.
  • Apenas as candidaturas feitas no formulário P11 do PNUD enviados dentro do prazo, serão examinadas. Não serão emitidos recibos individuais devido ao volume de candidaturas.
  • Todas as candidaturas serão tratadas com sigilo.
  • Devido ao grande volume de candidaturas recebidas, apenas os candidatos pré-seleccionados serão contactados.

http://jobs.undp.org/cj_view_job.cfm?cur_job_id=57774

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